이 업무, 자동화 가능해?

 

“이 일, 내가 꼭 매일 해야 할까?”

 

출근하자마자 어제와 똑같은 작업을 반복하다 보면,

문득 이런 생각이 들 때가 있습니다.

고객 정보를 복사해 붙여 넣고, 매출 데이터를 정리해 엑셀에 입력하고,

회의가 끝나면 회의록을 작성해 전송하는 일들처럼 말이죠.

시간은 오래 걸리지만 특별한 판단이 필요한 것도 아니고,

실수라도 생기면 처음부터 다시 해야 하니 더 피곤해집니다.

이처럼 단순하고 반복적인 일들이 바로 자동화의 출발점입니다.

하지만 모든 일을 자동화할 수는 없습니다.

그리고 반드시 다 자동화해야 하는 것도 아니죠.

핵심은 "어떤 작업을 자동화하는 게 ‘진짜 효율적인가’"를 판단하는 데 있습니다.
그 기준이 궁금하시죠?
세 가지 핵심 키워드로 함께 생각해 보겠습니다.

 

1. 반복적인 업무

하루에 한 번 또는 매주 정해진 방식으로 되풀이되는 일은 자동화에 가장 적합합니다.
예를 들어, 매일 아침 매출 자료를 수집하고 엑셀에 정리하거나,
매주 동일한 포맷으로 회의 내용을 정리하는 업무처럼 일정한 패턴으로 흘러가는 작업은 자동화하기도 쉽고 효과도 큽니다.

 

2. 규칙이 뚜렷한 업무

“이 조건일 때는 이렇게 처리한다"라는 식의 명확한 기준이 있다면, 
자동화 도구나 프로그램이 그 흐름을 그대로 따라갈 수 있습니다.
예컨대, 고객이 VIP일 경우 담당자에게 알림을 전송하고,
그 외에는 자동 응답 메일만 보내는 식의 분기 처리가 가능한 거죠.
논리적인 구조가 뚜렷하다면 사람보다 더 안정적으로 업무를 처리할 수 있습니다.

 

3. 실수가 잦은 업무

사람이 수작업으로 반복해서 처리할 때는, 
언젠가는 실수가 생기기 마련입니다.
숫자를 잘못 입력하거나, 이메일을 누락하거나, 파일을 실수로 삭제하는 등의 오류 말이죠.
이런 오류 발생 가능성이 높은 일들은 자동화하면 작업의 일관성과 신뢰성을 동시에 확보할 수 있습니다.
특히 데이터 처리나 스케줄 관리 같은 업무에서 그 효과가 큽니다.

 

업무 자동화는 마치 자동문과 같습니다.

 

설치할 땐 손이 많이 가지만, 한 번 잘 세팅해두면 사람들이 문을 열고 닫는 데 쓰던 힘과 시간을 절약할 수 있죠.
업무도 마찬가지예요.
매일 반복되는 일을 자동으로 처리하면, 우리는 ‘문을 여는 데 쓰던 시간’을 아껴 더 창의적이고 중요한 일에 몰입할 수 있습니다.
자동화는 단순히 일을 기계에 맡기는 게 아닙니다.
사람이 더 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 도와주는 똑똑한 도구입니다.
여러분의 업무 중에서도 자동화할 수 있는 일이 있는지
오늘 한 번 유심히 살펴보세요.
의외로 그 기회는 바로 눈앞에 있을지도 모릅니다.
자동화할 수 있는 업무들이 더 있는데요. 다음 편에서 이야기해 보겠습니다.

 

코딩하는제이