업무 자동화로 반복되는 방식을 바꾼다

"이건 사람이 꼭 해야 하나?"싶은 일들이 점점 많아지고 있습니다.

저 역시 어떤 업무를 자동화시키기 전까진, 당연히 내가 해야 하는 일이라 생각하고 시간을 들여 처리하곤 했죠.
하지만 어느 날 깨달았습니다.

“문제는 일이 아니라 반복되는 방식이었구나.”

시간이 오래 걸리고, 사람에 따라 결과가 달라지고, 규모가 커질수록 일이 기하급수적으로 늘어나는 업무들—이런 일일수록 자동화의 효과는 극대화됩니다.

오늘은 제가 실제로 자동화하면서 “와, 이건 진작했어야 했네…” 싶었던 세 가지 업무 유형을 소개해 드릴게요.

이전에 소개했던 업무들은 참고해 주세요.

 

이 업무, 자동화 가능해?

업무 자동화 가능한 업무
​
그러면, “내가 없으면 멈추는 업무, 자동화가 해답이다” – 시간 잡아먹는 3가지 업무 유형 정리해 봅니다.

 

업무가 많은 직장인

시간이 오래 걸리는 업무

겉보기엔 단순한데, 막상 하다 보면 은근히 시간이 오래 걸리는 업무들이 있습니다.
예를 들면 이런 것들입니다.
 - 고객 리스트를 엑셀에서 정리하고 필터링하는 일
 - 문의 내용을 확인하고 상황별로 분류하는 일
 - 반복적으로 메일을 작성하고 첨부파일을 붙이는 일
이런 업무들은 집중력이 분산되기 쉽고, 사람이 할수록 실수도 생깁니다.
게다가 매번 같은 방식으로 반복되는데도 매번 손이 가죠.
“기계처럼 반복되는 일은, 기계에게 맡기는 게 정답입니다.”

시간 잡아먹는 3가지 업무 유형 정리 삽화1) 업무가 많은 직장인

규모가 커질수록 번거로워지는 업무

초반엔 별로 일이 많지 않아서 수기로 처리해도 문제없습니다.

하지만 고객이 늘고, 자료가 쌓이고, 팀이 커질수록 한 번의 처리에 걸리는 시간과 노력이 기하급수적으로 늘어나게 됩니다.

고객 한두 명일 땐 카카오톡으로 소통하지만, 50명만 돼도 통제가 어려워집니다.

재고 10개일 땐 손으로 써도 되지만, 100개가 넘어가면 관리가 어렵죠.

직원이 2~3명일 땐 구두 전달로도 충분했지만, 10명이 되면 관리체계가 필요합니다.

“초반에 ‘귀찮지만 해둘걸…’ 싶은 일들이, 결국 가장 큰 효율 차이를 만듭니다.”​

직원이 바뀔 때마다 인수인계가 어려운 업무

“이건 ○○님만 할 수 있어요.”
한때는 최고의 칭찬 같았던 이 말. 하지만 지금은 다르게 들립니다.
실제로 어떤 업무는 특정 직원만 할 수 있는 구조로 운영되기도 합니다.
그 사람이 그 업무의 ‘키’를 쥐고 있기 때문에, 존재감이 커지고, 팀 내 입지도 단단해지죠.

이런 경험을 해보신 분들, 적지 않으실 겁니다.
 - 복잡한 엑셀 파일을 나만 이해한다
 - 고객 응대 히스토리를 나만 알고 있다
 - 작업 순서나 규칙이 머릿속에만 정리돼 있다
이럴 땐 스스로도 일에 대한 자부심이 생기고, 팀에서도 인정받는 분위기가 생기죠.
하지만 문제는… 내가 없을 때, 조직이 멈춘다는 겁니다.

이런 상황은 마치 ‘손맛으로만 요리하는 셰프’와 비슷합니다.

 

레시피가 있는 성공한 쉐프

 

음식은 정말 맛있지만, 레시피가 없어서 다른 사람이 대신할 수 없죠.
반면, 누구나 따라할 수 있는 레시피를 정리해두는 셰프는, 언젠가 새로운 메뉴 개발이나 주방 운영 같은 더 중요한 역할을 맡게 됩니다.
‘나만 할 수 있는 일’을 ‘누구나 할 수 있게 만드는 일’— 그게 진짜 고수의 길입니다.

업무 자동화를 하면 가장 먼저 바뀌는 건 ‘속도’가 아니라 ‘지속 가능성’입니다.

혼자 할 땐 괜찮았지만, 팀이 커지고 일이 많아질수록 감당이 안 되는 일들—그런 일들일수록 자동화를 통해 안정적인 구조를 만들 수 있습니다.

자동화는 단순히 시간을 줄여주는 게 아닙니다.

사람 대신 구조를 만들고, 실수 대신 안정성을 확보하고, 인력 의존도 대신 시스템을 남깁니다.

자동화의 출발점은 거창한 기술이 아니라,
“내가 이 일, 계속 이렇게 해야 하나?”라는 질문일지도 모릅니다.
그 질문에 답하는 길, 함께 찾아가 보시죠.

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코딩하는 제이

 

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