업무 자동화 가능한 업무

"또 놓쳤네…"

 

하루 일과를 시작하려는데, 어제 확인했던 재고 부족 상품을 담당자에게 공유 못 한 게 떠오릅니다.
회의 시간 5분 전, 회사 메신저에 "회의 있어요!"라고 알림 보내려다 일정이 밀려 또 까먹고,
출근하면 항상 하는 쇼핑몰의 상품 상태 체크도 어느새 빠뜨리기 일쑤.

 

이처럼 ‘꼭 해야 하는데 자꾸 놓치는 일’, 혹은 ‘매번 똑같은 방식으로 정리하고 전달해야 하는 일’은
사람이 하기보다 자동화 시스템이 더 잘하는 일입니다.

먼저, 1탄에서 소개한 세 가지 유형은 '반복적인 업무', '규칙이 뚜렷한 업무', '실수가 잦은 업무' 였습니다.
오늘은 '업무 자동화, 무엇을? 2탄'으로, 업무 자동화로 줄일 수 있는 3가지 뇌 피로 업무를 소개할게요.

정보 수집 및 정리 업무

생각보다 많은 사람들이 업무의 절반을 ‘필요한 정보를 찾아서 정리하는 일’에 씁니다.
특히 웹사이트나 이메일, 내부 게시판에서 특정 키워드가 포함된 내용을 수집하고, 이걸 표로 정리하거나 팀에 공유하는 일이 그렇죠.
이런 업무는 스크래핑, 키워드 필터링, 자동 분류 등의 자동화 기술로 훨씬 수월해질 수 있습니다.
정리된 정보는 의사결정의 속도를 높이고, 사람은 단순 정리가 아닌 해석과 판단에 집중할 수 있게 됩니다.

알림 및 리마인드 업무

"금요일인데, 보고서 작성하셨어요?"
매번 누군가가 이렇게 말해줘야 일이 진행된다면, 업무 흐름이 무너지기 쉽습니다.
기한이 정해진 일이나 조건이 충족됐을 때 특정 사람에게 알려주는 작업은,
사람보다 시스템이 훨씬 정확하게 할 수 있어요.
이렇게 자동 리마인더를 설정해두면 따로 챙기지 않아도, 일은 흐름을 타고 착착 진행됩니다.

상태 모니터링 및 보고 업무

매일 아침, 쇼핑몰의 상품 검색 순위를 확인하고 엑셀에 적고, 재고가 부족하면 담당자에게 요청하는 일.
처음엔 꼼꼼해 보일지 몰라도, 시간이 지나면 빼먹기 쉽고 실수도 생깁니다.
이런 상태나 데이터 변화 감지는 자동화가 가장 잘하는 분야 중 하나입니다.
자동화 덕분에 담당자는 상태를 ‘직접 확인’하는 대신, 이상이 있을 때만 대응하면 됩니다.
말 그대로 ‘관리’보다 ‘대응’ 중심의 업무 방식으로 바뀌는 거죠.

 

 

정보를 찾고, 사람을 챙기고, 상품의 상태를 확인하는 일.
모두 중요하지만, 꼭 사람이 직접 해야 할까요?

'업무 자동화'는 반복 대신 집중할 수 있게 도와주는 도구입니다.
이 글을 읽으며 떠오른 일, 하나쯤 있지 않나요?
지금 하고 있는 그 업무, 자동화할 수 있을지 한번 점검해 보세요.
당신의 시간을 더 가치 있는 일에 쓰는 첫걸음이 될지도 모릅니다.

 

코딩하는제이